Motioner är enskilda förtroendevaldas möjlighet att väcka ärenden i kommunen och är en viktig del av den kommunala demokratin. I kommunallagens 4 kap. 19 § regleras rätten för fullmäktiges ledamöter att väcka motioner. Motionsrätten tillkommer enskilda ledamöter och inte ett parti. Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du lämna in en motion i en fråga. Genom att väcka en motion startar du ett ärende kring en fråga som du föreslår att kommunen ska fatta ett visst be­slut i.

Så går det till att väcka en motion:

1. En motion både startar och slutar i kommunfullmäktige. När du lämnat in din motion anmäls den på kommunfullmäktiges ärendelista. En motion ska vara skriftlig och ska lämnas antingen via e-post, post eller vid personligt besök. Egenhändig namnteckning krävs inte vid inlämning via e-post. För att tas med på ärendelistan till sammanträde ska en motion ha inkommit senast nio vardagar före sammanträdesdagen. En motion väcks genom att lämnas eller skickas till kommunstyrelseförvaltningen (kommunstyrelsen@bollebygd.se), eller vid ett sammanträde med kommunfullmäktige. Det senare tillfället innebär att motionen diarieförs nästkommande dag och anmäls på nästkommande sammanträde.
   
2. Fullmäktige beslutar på det sammanträde då en motion väcks, vilken nämnd/vilka nämnder som ska handlägga motionen.
   
   
3. Efter att motionen beretts i kommunstyrelsen och i eventuella nämnder går motionen tillbaka till kommunfullmäktige för besvarande.

Checklista för din motion:

• Motionen ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en eller flera ledamöter. Egenhändig namnteckning krävs inte vid inlämning via e-post.
• Motionen ska ha en rubrik som kortfattat beskriver vad motionen handlar om.
• Motionen ska ha en inledning och brödtext som förklarar bakgrunden och motiveringen till motionen.
• Namn och partibeteckning på den/de som lämnar motionen, samt datum.
• Ett eller flera förslag till beslut som formuleras i att-satser. Att-satserna bör vara korta och tydliga. Varje att-sats ska representera ett eget beslut och kunna stå för sig själv.
• Motionen får inte ta upp ämnen av olika slag och ska röra ett specifikt verksamhetsområde som kommunen ansvarar för.

Läs mer i rutinen Handläggning av motioner i Bollebygds kommun , 164.3 kB., samt kommunfullmäktiges arbetsordning (denna finns i författningssamlingen) Läs mer i kommunfullmäktiges arbetsordning Länk till annan webbplats.

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du ställa en interpellation till ordföranden i nämnder och fullmäktigeberedningar. Rätten att ställa interpellationer är mycket viktig ur demokratisk synpunkt eftersom det innebär ett kontrollmedel över nämnderna vid sidan av den kommunala revisionen. Interpellationer leder däremot inte till några beslut av fullmäktige.

Checklista för din interpellation:

• Interpellationen ska vara skriftlig och innehålla namn på den ledamot som står bakom inter­pellationen och lämnas antingen via e-post, post eller vid personligt besök. Egenhändig namnteckning krävs inte vid inlämning via e-post.
• Interpellationen ska rikta sig till ordföranden i den nämnd, styrelse eller fullmäktigeberedning som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan rör.
• Interpellationen ska ha ett bestämt innehåll och vara försedd med motivering.
• Interpellationer får bara röra ärenden som fullmäktige, kommunstyrelsen eller någon annan nämnd har ansvar för.
• Interpellationer bör endast ställas i angelägenheter av större intresse för kommunen.
• Du kan inte ställa en interpellation om allmänpolitiska frågor och ärenden om myndighetsutövning som rör en enskild person.
  

Så går det till:

När du har lämnat in din interpellation anmäls den på kommunfullmäktiges ärendelista. En interpellation bör besvaras på det sammanträde till vilket den ställts. Kommunstyrelse­förvaltningen överlämnar interpellationen till den ordförande, till vilken interpellationen är riktad, eller efter samråd med fullmäktiges ordförande och interpellanten, till annan ordförande som är mer lämpad att svara. Ett svar på en interpellation ska vara skriftligt. Skriftligt svar utsänds till ledamöter och ersättare, genom uppdaterad kallelse till fullmäktige, senast två arbetsdagar (tisdag kl 15) före det sammanträde (torsdag) då interpellationen ska bli besvarad. Det muntliga svaret på sammanträdet kan därför begränsas till en sammanfattning. På sammanträdet sker en interpellationsdebatt där samtliga ledamöter har rätt att delta.

Läs mer i kommunfullmäktiges arbetsordning Länk till annan webbplats.

Du som är ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige får ställa frågor (kallades förr "enkel fråga"). Frågorna är viktiga ur demokratisk synpunkt eftersom det är ett sätt att få upplysningar och styra debatten.

Frågor får bara debatteras av den som har ställt frågan och den som besvarar den. Det är en skillnad jämfört med en interpellationsdebatt där alla som så önskar kan delta.

Checklista för din fråga:

• Frågan ska ha ett bestämt innehåll.
• Frågan ska gälla enkla sakförhållanden så att svar kan lämnas snabbt.
• Frågan ska ha ett bestämt innehåll och kunna besvaras utan större utredning.
• Frågan ska rikta sig till ordföranden i den nämnd, styrelse eller fullmäktigeberedning som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan handlar om.

Så går det till:

En fråga ska lämnas till kommunstyrelseförvaltningen senast kl. 13 två dagar före det samman­träde vid vilket ledamoten avser att ställa den. Frågan skickas utan dröjsmål vidare av kommunstyrelseförvaltningen till den ordförande som frågan är ställd till.

En fråga bör besvaras under det sammanträde vid vilket den har ställts. När en fråga besvaras, får bara den som ställer frågan och den som svarar delta i diskussionen.

Läs mer i kommunfullmäktiges arbetsordning Länk till annan webbplats.

Ett ärende förbereds/handläggs i princip alltid av tjänstepersoner innan beslut tas i nämnd, styrelse eller i kommunfullmäktige. Det kallas att ärendet bereds och resultatet presenteras i regel i en så kallad tjänsteskrivelse. En tjänsteskrivelse är tjänstepersonens sakkunniga bedömning till de politiker som ska fatta beslut i ett ärende. Tjänstepersonen analyserar och utreder frågorna, sammanställer uppgifter och presenterar ärendet med ett förslag till beslut.

Alla tjänsteskrivelser följer en mall för att underlätta din inläsning och få en enhetlig struktur. Tjänsteskrivelserna innehåller som regel följande rubriker:

• Ärenderubrik
• Förslag till beslut
• Ärendet (sammanfattning)
• Ekonomiska förutsättningar
• Bedömning
• Konsekvenser för barn

Politisk beredning

Inom de flesta nämnder finns så kallade presidieberedningar. En politisk beredning sker innan kallelsen skickas ut till nämnden. Politiska beredningar är frivilliga och inte lagreglerade på något sätt. Viktigt att notera att det är alltid är ordföranden som beslutar om vilka ärenden som ska med i kallelsen. Ordföranden har också det yttersta ansvaret för att beslutsunderlagen håller en god kvalitet och utgör ett komplett underlag för att du som politiker ska kunna fatta beslut.

I kommunstyrelsen finns ett arbetsutskott som är beredande instans till kommunstyrelsen. Arbetsutskottet ses i det fallet som den politiska beredningen. Arbetsutskottets möten protokollsförs alltid, och kallelse görs.

Särskilt om kommunfullmäktige

Som huvudregel ska alla ärenden som kommunfullmäktige beslutar om beredas i kommunstyrelsen. Kravet på beredning brukar kallas beredningstvång. Rör ärenden en viss nämnds ansvarsområden ska även den ansvariga nämnden ha berett ärendet. När ett ärende ska beslutas av kommunfullmäktige har därför kommunstyrelsen fattat beslut om ett förslag till kommunfullmäktige. Beslutsunderlagen i kommunfullmäktige är därför mer omfattande än i nämnderna. Beslutsunderlagen innehåller förutom protokollsutdrag från kommunstyrelsen (med förslag till beslut) även aktuella tjänsteskrivelser i ärendet, samt protokollsutdrag från beredande nämnd.

Digitalt utskick

Både ledamöter och ersättare kallas till sammanträdena. Kallelse och beslutsunderlag skickas elektroniskt så att du har underlaget i Meetings på din iPad eller Surface-dator minst en vecka före sammanträdet. Extra utsändningar av sammanträdeshandlingar eller extra ärenden kan förekomma efter det att kallelsen har skickats ut, men det ska enbart ske i undantagsfall, och på ordförandens begäran.

Till kommunfullmäktige måste alla ärenden beredas innan, vilket gör att extra ärenden är mycket ovanligt.

Kallelser/beslutsunderlag publiceras också på kommunens hemsida, i de fall nämnden/instansen inte har låsta kallelser. Utifrån dataskyddsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen publiceras inte en del personuppgifter på hemsidan. Det innebär som regel att handlingen inte publiceras alls eller att den i vissa fall ”maskas” vad gäller just personuppgifterna. Som ledamot eller ersättare får du däremot handlingarna i sin helhet i utskicket som laddas upp i Meetings.

Handlingar och protokoll på bollebygd.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktiges sammanträden är offentliga och öppna för alla som vill komma och lyssna. Det finns visserligen en möjlighet att kommunfullmäktiges sammanträde hålls inom stängda dörrar i ett visst ärende. Det händer dock så sällan att det är svårt att ge något bra exempel på när den bestämmelsen är lämplig att använda.

Kommunfullmäktiges sammanträden webbsänds på www.bollebygd.se. Du kan även se sammanträdena i efterhand på hemsidan. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Nämnderna

Nämndernas och kommunstyrelsens sammanträden är som huvudregel stängda för allmänheten.

Självklart kan du få förhinder att komma till ett sammanträde. Då är det viktigt att du meddelar det:

• Kommunfullmäktige: Meddela din gruppledare i god tid.
• Nämnd eller utskott: Meddela dina partikamrater.

Nämnderna

På nämndsammanträdena sitter du som regel med dina partikamrater oavsett om du är ledamot eller ersättare. Majoriteten sitter oftast på höger sida om ordföranden och oppositionen sitter på motsatt sida.

Kommunfullmäktige

På kommunfullmäktige har varje ledamot en bestämd plats i fullmäktigesalen. Du sitter tillsammans med andra ledamöter från ditt parti.

Närvaron på sammanträdena måste alltid noteras eftersom det skrivs in i protokollet.

Nämnderna

Närvaron noteras genom att sekreteraren genomför ett upprop när sammanträdet börjar.

Kommunfullmäktige

Ordföranden och kommunsekreterare inleder sammanträdet med att kontrollera närvaron. Kommunfullmäktige använder sig av ett digitalt system för närvaro - Quickchannels Meeting.

Den som måste avbryta sin tjänstgöring under pågående sammanträde kommer fram till ordförande och sekreterare, som sköter om att frånvaron noteras och att en ersättare sätts in. Finns ingen ersättare att sätta in kommer partiet att sakna en röst vid sammanträdet.

Även om du är ersättare och behöver gå hem före sammanträdets slut, ska du anmäla det till sekreteraren. Det bästa är att gå fram och prata direkt med sekreteraren, som annars kanske inte uppmärksammar förändringen.

TIPS! Vet du med dig att du behöver gå tidigare från ett sammanträde? Meddela sekreteraren och dina partikamrater innan sammanträdet börjar så kan man förbereda en ersättare för dig.

En ledamot som är närvarande vid sammanträdet tjänstgör. Om inte alla ledamöter för ett parti är närvarande, träder ersättare i tjänst.

Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det föreligger särskilda skäl för det, bör inträde ske under pågående handläggning av ett ärende.

En ledamot som kommer under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare trätt in i ledamotens ställe. Bytet sker däremot inte under behandlingen av ett ärende, utan när ett ärende avslutats och innan nästa tas upp.

En ledamot som avbryter sin tjänstgöring under sammanträdets gång kan inte komma tillbaka och börja tjänstgöra igen efter en stunds frånvaro. Detta kallas växeltjänstgöring och är inte tillåtet. Enda undantaget är om ledamoten inte får delta i behandlingen av ett ärende på grund av jäv.

Nämnderna

Om en ledamot är frånvarande tjänstgör i första hand en ersättare från ledamotens egen partigrupp och i andra hand en ersättare från annan partigrupp. Detta sker i enligt den tjänstgöringsordning som kommunfullmäktige beslutat om.

Om en ersättare från den frånvarande ledamotens egen partigrupp kommer under pågående sammanträde, får denne tjänstgöra istället för den ersättare från annan partigrupp som kan ha satts in.

Kommunfullmäktige

I kommunfullmäktige kan enbart ersättare komma från det egna partiet. Ersättarna tas in i den ordning de är valda. Endast i undantagsfall är det tillåtet att sätta in en ersättare under pågående behandling av ett ärende.

TIPS: Meddela ordföranden och sekreteraren inför sammanträdet om du behöver avvika från sammanträdet. Det underlättar hanteringen och ordföranden kan då förbereda sig på att kalla in en ersättare. Tänk på att inte lämna sammanträdet mitt under behandlingen av ett ärende.

Ledamöter och ersättare har rätt att yttra sig i alla ärenden under sammanträdet. Du har rätt att ge replik på föregående talare.

Det är viktigt att hålla sig till det aktuella ärendet/ämnet när man yttrar sig. Om man frångår ämnet kommer ordföranden att säga till. Om talaren fortsätter att frångå ämnet får ordföranden ta ordet från ledamoten.

Yttra sig i nämnderna

Den som vill begära ordet gör det genom att räcka upp handen. Ordföranden noterar dig på talarlistan och fördelar ordet när det är din tur.

Yttra sig i kommunfullmäktige

Hålla sig till ämnet

Att hålla sig till det aktuella ärendet är extra viktig just i kommunfullmäktige. Gör man inte det bryter man mot de demokratiska principerna i kommunallagen som säger att allmänheten ska veta vad som kommer att avhandlas vid sammanträdet (dvs. det som står på dagordningen).

Begära ordet

Den som vill anmäla sig till talarlistan i ett ärende gör det genom att trycka på ”begär ordet” på sin inloggade enhet, antingen iPad eller mobiltelefon. Namnen på var och en som vill tala kommer upp på storbildsskärmen bakom presidiet. Ordet kan begäras så snart ärendet man vill tala i har kommit upp som ”pågående ärende” på storbildsskärmen. Namnen kommer upp i den ordning man begär ordet.

Begära replik

Den som vill ha replik trycker på fältet där det står ”replik”. Personens namn kommer då upp på en särskild lista för replik. Om man ångrar sig och inte vill tala i ärendet ser man till att få kontakt med någon i presidiet, så tar ordföranden bort namnet från talarlistan.

Tjänstepersoners rätt att yttra sig

Kommundirektören får på begäran yttra sig för att lämna förklaringar och revisorerna har yttranderätt i behandlingen av frågan om ansvarsfrihet. Kommunfullmäktiges sekreterare får uttala sig om frågor som hör ihop med juridiken kring sammanträdet.

Yrkanden kallas för "förslag till beslut". Endast ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att lämna förslag till beslut. Man brukar säga att följande yrkanden finns till föreslagna beslut:

TIPS: Förslag som är längre än ett bifall eller avslag mejlas till sekreteraren. På så säkerställs att de blir korrekt uppfattade och återgivna i protokollet.

När debatten om ett ärende är slut är det dags för själva beslutsfattandet. Beslut fattas normalt med så kallat ”acklamationsbeslut”. Det innebär att ordföranden lägger fram de olika förslagen (yrkanden) som har ställts under diskussionen i ärendet och frågar ledamöterna om de beslutar i enlighet med xx:s förslag, yy:s förslag etcetera. Som ledamot eller tjänstgörande ersättare, ropar man ”ja” för det förslag man vill ska vinna och är annars tyst. När alla förslag har lagts fram talar ordföranden om vilket av dem som har bifallits (vunnit omröstningen).

Avstå från att rösta

Som ledamot kan du avstå från att rösta när kommunfullmäktige/nämnden fattar beslut. I ärenden som avser myndighetsutövning måste däremot den som deltagit i handläggningen delta i beslutet och kan då inte välja att avstå från att rösta. Det förekommer att ledamöter vid acklamationsbeslut anmäler att de ”inte deltagit i beslutet”. Detta får ses som politisk markering och fritar inte ledamoten från ansvaret för beslutet rent juridiskt. För detta krävs en reservation.

Om du vill avstå från att rösta ska du meddela sekreteraren och ordföranden detta när ärendet ska handläggas och innan beslut fattas.

Omröstning (votering)

Ledamöter har rätt att begära omröstning (votering) om man tycker att det är tveksamt om det verkligen finns majoritet för det förslag ordföranden har uppfattat som vinnande. Man ska inte begära omröstning enbart för att markera hur man själv eller någon annan har röstat, det får man hantera genom att antingen reservera sig eller få skriva en protokollsanteckning till protokollet.

Var och en av dem som ska fatta beslutet ropas då upp och säger ”ja”, ”nej” eller ”avstår”, beroende på hur personen vill rösta. I kommunfullmäktige sker istället omröstningen via den enhet som man är inloggad på, via Quickchannel Meeting.

Omröstningen sker alltid öppet förutom i ärenden som avser val eller anställning av personal.

Om omröstningen i ett ärende har fallit ut så att det föreligger lika många röster för och emot ett förslag avgör ordföranden ärendet med sin utslagsröst.

Du kan som ledamot reservera dig mot ett beslut om du inte vill ta ansvar för beslutet. Om du vill reservera dig mot ett beslut är det enklast att göra det när ordföranden har klubbat beslutet, men senast innan sammanträdet är slut. Det går enbart att reservera sig mot beslut som man själv deltagit i. Om du till exempel är ersättare och inte tjänstgör så kan du inte reservera dig mot beslutet.

Muntliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet. Skriftliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet och lämnar in en skriftlig reservation senast vid protokollets justering (eftersom den ska skrivas in i protokollet). Om ärendet ska justeras omedelbart så måste du lämna in reservationen senast i samband med att sammanträdet avslutas.

TIPS: Mejla din skriftliga reservation till sekreteraren så fort som möjligt men senast i samband med justeringen.

I samband med att ett ärende avgörs kan du som ledamot eller ersättare lämna en protokollsanteckning. De andra i kommunfullmäktige/nämnden har rätt att kräva en redovisning av innehållet, för att den ska tas in i protokollet. En protokollsanteckning sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet och lämnar in protokollsanteckningen senast vid protokollets justering (eftersom den ska skrivas in i protokollet). Om ärendet ska justeras omedelbart så måste du lämna in protokollsanteckningen senast i samband med att sammanträdet avslutas.

TIPS: Mejla din skriftliga protokollsanteckning till sekreteraren så fort som möjligt men senast i samband med justeringen.

En jävsituation uppstår när en anställd eller förtroendevalda har ett sådant intresse i ett ärende att hennes eller hans opartiskhet kan ifrågasättas. För att jäv ska föreligga krävs det inte att personen är partisk utan bara att situationen är sådan att finns skäl att misstänka partiskhet, vilket inte alltid är helt oproblematiskt.

Den som är jävig får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Handläggning av ett ärende innefattar beredning, föredragning, överläggning och beslut.

En ledamot i fullmäktige får inte delta i handläggningen av ett ärende:

• som personligen berör ledamoten själv,
• ledamotens make,
• sambo,
• föräldrar,
• barn eller syskon eller någon annan närstående (sakägar- och släktskapsjäv).

I nämnderna gäller, förutom vad som gäller fullmäktige, dessutom att en ledamot är jävig om:

• han/henne eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång (ställföreträdarjäv).
• han/henne har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken (ombudsjäv).
• det finns någon annan särskild omständighet som är ägnad att rubba ledamotens opartiskhet i ärendet (delikatessjäv).

Hur anmäler jag jäv?

Jävsreglerna bygger på att den enskilde själv talar om att man är jävig. Om du är jävig ska du meddela ordföranden och sekreteraren redan innan sammanträdet startar så att de kan kalla in en ersättare för dig.

När det är dags att behandla ärendet ska du meddela att du är jävig innan handläggning/föredragning av ärendet påbörjas. Ordföranden och sekreteraren noterar då det i protokollet. I fullmäktige kan du stanna kvar i lokalen även om du är jävig. På ett nämndsmöte går du alltid ut ur sammanträdeslokalen när nämnden ska behandla ärendet som du anmält jäv i.

Tänk på att jäv kan föreligga om det i andras ögon finns skäl att misstänka opartiskhet. Om du inte själv anmäler jäv så kan jävsfrågan tas upp av ordförande eller annan ledamot. Om ”den utpekade” själv inte anser sig jävig kan ordföranden låta fullmäktige/nämnd besluta i frågan.

Tips: Är du osäker på om du är jävig kan du alltid diskutera frågan med dina partikamrater, ordföranden i nämnden eller nämndsekreteraren.

Protokoll ska föras vid kommunfullmäktiges och nämndernas sammanträden. Ordföranden ansvarar för att protokollet förs och att det sker på rätt sätt. I Bollebygds kommun förs så kallade beslutsprotokoll. Det innebär att det enbart är besluten som redovisas i protokollen, inte debatterna och diskussionerna i sig.

Protokollen ska redovisa:

• Vilken instans (nämnd/styrelse/fullmäktige) protokollet avser.
• Tid och plats för sammanträdet.
• Närvarande ledamöter och ersättare samt övriga närvarande personer.
• En ärendebeskrivning/sammanfattning som både beskriver ärendet och motiverar beslutet.
• Vilka handlingar som ligger till grund för ärendets behandling.
• Framställda förslag (förslag finns vanligtvis vid sammanträdets början).
• Ställda förslag till beslut (yrkanden) (ställs under sammanträdet).
• Vid omröstning (votering) mellan olika yrkanden ska det framgå hur propositionsordningen har varit, hur omröstningen utfallit och vid öppen omröstning hur varje ledamot röstat (sluten omröstning sker bara vid val eller anställande av personal).
• Tydligt angivet vilket beslut som fattats och – om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild – ordentliga motiv för beslutet.
• Reservationer.
• Protokollsanteckningar.
• När protokollet justerades.
• När anslag om justering skett (publicerats på kommunens officiella anslagstavla på www.bollebygd.se) och när det ska tas bort.

Protokollsjustering

Att justera ett protokoll innebär att man kontrollerar att det överensstämmer med vad som verkligen beslutats. Protokollet justeras (undertecknas) digitalt av ordföranden och ytterligare minst en ledamot (i kommunfullmäktige två ledamöter) som utses vid sammanträdets början. Justering ska ske senast 14 dagar efter sammanträdesdagen på tid som ordföranden bestämmer och meddelar vid sammanträdet.

Vid brådskande ärenden kan protokollet eller enstaka paragraf justeras omedelbart vid sammanträdet. Detta innebär att sekreteraren vid sammanträdet färdigställer protokollet/paragrafen och att ordföranden och justeringsperson digitalt signerar omedelbart.

Om du vill avsluta ett förtroendeuppdrag ska du lämna in en skriftlig avsägelse (t ex ett mejl) som anger vilket eller vilka uppdrag som ska avslutas. Du ska skicka avsägelsen till kommunsekreteraren eller till kommunstyrelsen@bollebygd.se. Du kan också använda nedanstående formulär/e-tjänst.

Om du lämnar alla uppdrag som förtroendevald, ansvarar du för att återlämna  te x dator, iPad, mobiltelefon och tagg som du har fått låna av kommunen. De ska lämnas till din nämndsekreterare.